Configura le caselle PEC/Mail aziendali

Attenzione!!

- Per un corretto funzionamento di Flowee è necessario inibire l'accesso alle caselle PEC/Mail da parte di altri sistemi (es. client di posta Outlook, ...) e evitare che gli utenti accedano all'interfaccia web mail messa a disposizione dal providerr della casella.

- Assicuratevi che le caselle PEC / Mail non abbiamo limitazioni sul numero di messaggi inviabili in un certo lasso di tempo.
Elenco Caselle
Elenco Caselle

Configura nuova casella

La configurazione di una nuova casella PEC/Mail è organizzata in un wizard composto da cinque step.
  • Dati Generali
  • Inbound
  • Outbound
  • Sicurezze
  • Processi approvativi

Dati generali

Dati Generali
Dati Generali
Inserisci i seguenti dati:
  • Indirizzo della casella da configurare
  • Indicazione della tipologia di casella (PEC/Mail)
  • Abilitazione della casella
  • Società di riferiemnto: seleziona la società tra quelle configurate)
  • In conservazione: se il servizio di conservazione è attivo e la società indicata è abilitata alla conservazione puoi indicare se i messaggi della casella deono essere conservati digitalmente.
  • Data di Attivazione: data dalla quale il sistema scarica le comunicazioni in ingresso
Se la casella è disabilitata, Flowee non scarica le comunicazioni PEC in ingresso e non rende disponibile agli utenti la casella per l'invio.

Inbound

Inbound
Inbound
In questa sezione inserisci le configurazioni per l'accesso in lettura alla casella. Flowee permette di gestire la cancellazione automatica dei messaggi dalla casella PEc o Mail, dopo che i messaggi sono stati importati.
Cancellazione messaggi da casella originale
Inbound
Per farlo configura il campo Cancella Messaggi:
  • Si: I messaggi vengono cancellati
  • NoI messaggi non vengono cancellati
Nel caso scegli di cancellare i messaggi Flowee ti permette di
Se hai dubbi, chiedi supporto al tuo provider di posta certificata o mail.
Terminata la configurazione puoi testarla cliccando su Test connessione
Nel caso il test non vada a buon fine, verifica i dati inseriti.
In caso di dubbi puoi testare la correttezza delle configurazioni con gli strumenti di Windows (clicca qui)

Outbound

Outbound
Outbound
In questa sezione inserisci le configurazioni per l'invio dei messaggi alla casella.
Se la tua casella è Office365 nel campo SSL seleziona il valore SSL(TLS1)
Se hai dubbi, chiedi supporto al tuo provider di posta certificata o mail.
Terminata la configurazione puoi testarla cliccando su Test connessione
Nel caso il test non vada a buon fine, verifica i dati inseriti.
In caso di dubbi puoi testare la correttezza delle configurazioni con gli strumenti di Windows (clicca qui)

Sicurezza

Sicurezze
Sicurezze
In questa sezione puoi impostare le autorizzazioni sulla casella.
Nel campo Assegnatario inserisci il gruppo di utenti responsabile della valutazione e assegnazione delle comunicazioni in ingresso.
Gli utenti del gruppo riceveranno nella coda di lavoro Da Assegnare le comunicazioni in ingresso.
Il gruppo indicato come Assegnatario, anche dopo aver assegnato le comunicazioni ad altri Utenti o Direzioni conserva le sicurezze sui messaggi che non sono presenti nelle code di lavoro ma sono raggiungibili attraverso gli strumenti di ricerca.
Nel campo Utenti indica gli utenti o i gruppi abilitati (con o senza approvazione) all'invio di messaggi dalla casella.

Processi approvativi

Approvazioni
Approvazioni
In questa sezione puoi impostare gli eventuali processi autorizzativi sull'invio delle comunicazioni.
Per ogni utente o gruppo inserito nello step precedente puoi indicare quale è l'utente o il gruppo approvatore.
Per maggiorni informazioni sul processo di approvazione all'invio dai un occhio a: Invia un messaggio con Approvazione

Scadenza e modifica della password caselle PEC e Mail

Nel caso si renda necessario cambiare la password delle caselle PEC o Mail per avvenuta scadenza o altri motivi, è necessario modificare la password anche in Flowee con la funziona Modifica della casella interessata.
Si consiglia di effettuare la modifica della password in flowee contestualmente alla modifca della password della casella per evitare che Flowee cerchi di accedere alla casella con credenziali errate e provocare possibili blocchi alla casella.

Testa le connessioni delle caselle con gli strumenti di Windows

Prerequisiti
Per il test viene utilizzato il comando telnet, se non è disponibile sul vostro promt dei comandi potete abilitarlo seguento le istruzioni di questa guida

Per il protocollo IMAP:
  • Aprite il prompt dei comandi e digitate TELNET {nome server IMAP da testare} {Porta} oppure TELNET {IP server IMAP da testare} {Porta}
  • Verificare di ricevere una risposta dal server, es. : OK server ready
  • Digitate login {username} {password}, dove username è un utente valido del vostro server di posta e relativa password
  • Quindi select inbox, riceverete una serie di risposte dal server, se leggete anche “* 1 EXISTS” significa che c’e’ almeno un nuovo messaggio da leggere
  • Digitate fetch 1 body[text] per leggere il primo nuovo messaggio
  • Quindi chiudete la connessione verso il server col comando: logout
Se riuscite a leggere un messaggio via telnet significa che la comunicazione IMAP con il vostro server di posta è corretta.


Per il protocollo SMTP:
  • Aprite il prompt dei comandi e digitate TELNET {nome server SMTP da testare} {Porta} oppure TELNET {IP server SMTP da testare} {Porta}
  • Verificare di ricevere una risposta dal server, es. : 220 SMTP Server ready
  • Digitate login {username} {password}, dove username è un utente valido del vostro server di posta e relativa password
  • >Verificare di ricevere una risposta dal server, es. : .... logged in
  • Quindi chiudete la connessione verso il server col comando: logout
Se riuscite a eseguire correttamente il login significa che la comunicazione SMTP con il vostro server di posta è corretta.